POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ELEMENTAL COMMUNICATIONS S.A.S.

Elemental Communications acogiéndose a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política Colombiana, adopta y aplica la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.

En Elemental Communications creemos que se debe garantizar los derechos a la intimidad, privacidad y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales que se rige por los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, veracidad, libertad y transparencia.

La presente política tiene como finalidad generar un proceso organizado para amparar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de los titulares.

NORMATIVIDAD LEGAL Y ALCANCE

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales se elaboró de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política Colombiana, la Ley 527 que reglamenta el comercio electrónico en Colombia, la Ley 1581 de 2012 relativa al uso de datos confidenciales, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Ley 1712 de 2014 y demás disposiciones complementarias.

En el desarrollo de su objeto social y actividad económica, Elemental Communications S.A.S. (en adelante, Elemental) actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos y archivos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza; entre las cuales se incluye pero sin limitarse a proveedores, contratistas, trabajadores, consumidores, acreedores, deudores, clientes y accionistas.

DEFINICIONES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Categorías de datos:

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos;

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen:

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley;

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos;

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales debe ser conocida y aplicada por todos los colaboradores, empleados, dependencias, clientes y proveedores de Elemental.

DERECHOS QUE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de los datos son las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por parte de Elemental quienes de acuerdo a la ley vigente tendrán en cualquier momento derecho a:

Derecho de acceso: en virtud del cual los titulares podrán acceder o conocer los datos personales tratados por Elemental, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas;

Derecho de actualización, rectificación y supresión: por el cual el titular del dato podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento;

Derecho a revocar la autorización del tratamiento de datos: revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.

Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento;

Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal;

Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales;

Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO PRIMERO. Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

FINALIDAD CON LA QUE SE HACE LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y SU TRATAMIENTO

Elemental podrá hacer uso de los datos personales para:

1. 1. Estructurar y ejecutar la relación precontractual, contractual y postcontractual existentes o por existir con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales;
   2. Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
   3. Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos;
   4. Evaluar la calidad del servicio;
   5. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, o através de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por Elemental;
   6. Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral;
   7. Soportar procesos de auditoría interna o externa;
   8. Registrar la información de empleados y/o pensionados (activos e inactivos) en las bases de datos de Elemental según sea el caso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, Elemental no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

1. 1. Exista autorización expresa para hacerlo;
   2. Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados;
   3. Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios;
   4. Sea necesario transmitir datos a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de Elemental o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto;
   5. Sea requerido por una autoridad administrativa o judicial en cumplimiento de un mandato legal.

Elemental podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones.